Questions fréquentes : Municipalités

Le 3 avril 2000, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) est entrée en vigueur pour les municipalités, les districts d'aménagement et de conservation, et les conseils communautaires constitués en vertu de la Loi sur les Affaires du Nord.

La LAIPVP tente d’établir un équilibre entre le droit du public à être informé, le droit des particuliers à protéger leur vie privée et enfin la nécessité pour les administrations locales de fournir des services et de fonctionner de façon efficace. La Loi devrait être appliquée de manière raisonnable et ne devrait pas avoir de conséquences excessives sur le travail quotidien des municipalités.

Les questions et réponses ci-dessous se rapportent à des sujets souvent abordés par les municipalités. Si vous souhaitez que nous ajoutions d’autres thèmes à ce document, veuillez envoyer vos suggestions à l’agent des services municipaux de votre région.

Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter le Manuel des ressources (en anglais seulement)

Responsabilité relative à la LAIPVP au sein des municipalités

1. Sur quelle personne repose la responsabilité de la LAIPVP au sein d'une municipalité?

  • En vertu de l'article 80 de la LAIPVP, chaque conseil municipal est tenu de désigner, par règlement administratif ou résolution, une ou des personnes responsables de « l'organisme public local ». La personne ou le groupe de personnes assume la responsabilité de toutes les décisions et actions de la municipalité en ce qui concerne la LAIPVP. Il s'agit en général du préfet ou du conseil dans son ensemble. La personne ou le groupe en question peut déléguer ses responsabilités à un membre du personnel haut placé, appelé « agent d'accès à l'information et de protection de la vie privée » dans la LAIPVP.
  • L'agent d'accès à l'information et de protection de la vie privée prend les décisions au nom de la municipalité en ce qui concerne la communication de renseignements en vertu de la LAIPVP. L'agent est également chargé de veiller à ce que la municipalité gère les renseignements personnels conformément aux dispositions de la Loi.
    • trouver le document demandé et préparer les renseignements pour le demandeur;
    • suivre le processus de réponse aux demandes pour vérifier que les délais prévus sont respectés;
    • évaluer les droits à percevoir et les encaisser, le cas échéant.
  • Dans les municipalités de plus petite taille, le conseil dans son ensemble peut être responsable et le directeur général ou la directrice générale peut remplir les fonctions d'agent ou d'agente d'accès à l'information et de protection de la vie privée, et assumer les tâches administratives de coordonnateur ou de coordonnatrice.

Loi sur les municipalités etLAIPVP

2. Comment la LAIPVP s'applique-t-elle aux municipalités?

  • La Loi sur les municipalités donne aux citoyens le droit de consulter certains documents municipaux (article 263). La LAIPVP va encore plus loin, en élargissant ce droit d'accès, tout en définissant ses limites. La LAIPVP régit aussi le traitement des renseignements personnels par les organismes d'administration locale.

3. Quels sont les documents des municipalités qui sont visés par la LAIPVP?

  • La LAIPVP définit un document comme étant un ensemble de renseignements reproduits « sous une forme quelconque ». La Loi s'applique à tous les documents écrits qui relèvent d'une municipalité, notamment les procès-verbaux, les ordres du jour, les lettres, les circulaires, les rapports et les notes. Elle s'étend aux renseignements enregistrés ou conservés sous forme électronique, ainsi qu'aux photographies, aux cartes, aux plans et aux enregistrements audiovisuels. Les documents qui ne sont pas gardés sur place ou qui ont été déposés dans des archives à des fins de conservation sont considérés comme relevant de la municipalité et peuvent être accessibles en vertu de la LAIPVP.

4.Comment les dispositions de la Loi sur les municipalités qui portent sur l'accès à l'information s'articulent-elles avec celles de la LAIPVP?

  • Lorsque quelqu'un demande à consulter l'un des documents décrits dans l'article 263 de la Loi sur les municipalités, on devrait le lui fournir automatiquement et dans un délai raisonnable (immédiatement, si possible). Bien que la Loi sur les municipalités prévoie aussi que d'autres renseignements peuvent être divulgués à la discrétion du conseil, celui-ci n'a pas le droit de refuser la communication d'information qui doit être fournie en vertu de la LAIPVP.
  • C'est l'agent d'accès à l'information et de protection de la vie privée de la municipalité qui doit prendre les décisions relatives à la communication de renseignements en vertu de la LAIPVP. S'il ou elle présente au conseil chaque demande d'accès à des documents non décrits dans l'article 263 de la Loi sur les municipalités, il sera difficile de répondre dans les délais prescrits et ce processus pourrait être malaisé à justifier si le demandeur se plaint à l'Ombudsman. En fait, depuis le 1 janvier 2011, le processus de demande ne s’applique pas aux renseignements qui son mis à la disposition du public, gratuitement ou non.

5. La municipalité a-t-elle besoin d'une demande de communication écrite lorsque quelqu'un demande à voir des documents non décrits dans l'article 263 de la Loi sur les municipalités ou à en obtenir des copies?

  • Non. Pour entretenir de bonnes relations avec ses clients, la municipalité devrait répondre aux demandes de communication rapidement et sans formalité si possible. Par exemple, on devrait pouvoir obtenir facilement, une fois les frais de photocopie réglés, la copie d'un rapport ou d'une lettre adressés au conseil au cours d'une audience publique récente. Il ne devrait y avoir aucune nécessité de présenter une demande écrite.
  • Lorsqu'il est clair que cela va prendre un certain temps de trouver le document et de déterminer s'il peut être divulgué, la municipalité doit demander à la personne de remplir une demande de communication en vertu de la LAIPVP. Ainsi, la municipalité aura le temps d'évaluer les droits à payer pour la recherche et la préparation du document, et pourra faire appel aux exceptions prévues par la Loi si la communication doit être refusée.
  • Il est recommandé de se mettre en rapport avec le demandeur ou la demandeuse pour s'assurer que cette personne n'a pas demandé plus que ce qui lui est vraiment nécessaire. Par exemple, une personne qui souhaite voir tous les dossiers concernant les projets de drainage engagés par la municipalité au cours des dix dernières années n'est peut-être en fait intéressée que par les projets entrepris dans la rue où elle habite. De même, lorsqu'on informe une demandeuse ou un demandeur du peu de renseignements qu'elle ou il a le droit d'obtenir en ce qui concerne un concours organisé par un service du personnel, cette personne pourrait décider de retirer sa demande.

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Dossiers des conseils

6. Comment doit-on traiter les lettres de résidents qui font partie des documents annexés à un ordre du jour de réunion du conseil?

  • Étant donné la nature publique des réunions de conseils ou de comités, toute personne qui écrit au conseil ou à l'administration d'une municipalité devrait s'attendre à ce que sa lettre, avec les renseignements personnels qu'elle contient (nom et adresse), soit présentée au cours de la réunion. Ceci signifie également que si une tierce partie - un représentant des médias par exemple - demande une copie de la lettre, celle-ci lui sera communiquée avec tous ses renseignements personnels. .
  • Afin d'avertir le public de cette situation, la municipalité devrait mettre des avis à ce sujet dans ses brochures, sur son site web, ou dans toute publication que l'on pourrait consulter pour trouver la personne-ressource voulue au sein du conseil ou de la municipalité.
  • De temps en temps, la municipalité peut recevoir des lettres contenant des renseignements de nature confidentielle - plans de vacances, détails relatifs au système de sécurité d'un logement, renseignements pouvant avoir des conséquences négatives sur la vente future d'un bien-fonds. S'il semble que la personne ne se rend peut-être pas compte que les renseignements vont être divulgués publiquement, la municipalité devrait se mettre en rapport avec cette personne pour lui expliquer la situation. Si la personne le demande et que cela ne porte pas préjudice à l'intention de la lettre, la municipalité peut supprimer les renseignements confidentiels. Sinon, la municipalité peut demander à la personne d'envoyer une nouvelle lettre en omettant les renseignements confidentiels.
  • Toute lettre concernant un sujet dont le conseil discuterait normalement à huis clos, conformément à l'alinéa 152(3)(b) de la Loi sur les municipalités, doit être gardée pour la partie de la réunion du conseil qui n'est pas ouverte au public. Dans ce cas, la lettre ne serait pas incluse dans la documentation publique accompagnant l'ordre du jour.

7. Lorsqu'une lettre provenant d'un particulier a été renvoyée à la partie de la réunion qui se déroule à huis clos, cette lettre peut-elle être communiquée?

  • Le paragraphe 152(3) de la Loi sur les municipalités autorise un conseil et ses comités à exclure le public d'une réunion lorsqu'il s'agit d'examiner des questions ayant trait à l'aide municipale, à un employé, à un problème judiciaire, à l'application d'un règlement ou à la sécurité, ou bien un rapport de l'ombudsman ou une question qui en est à l'étape préliminaire.
  • Toute motion découlant de discussions à huis clos doit faire l'objet d'un vote en public. Si la municipalité a reçu une demande de communication en vertu de la LAIPVP et que cette demande porte sur un sujet qui a été examiné à huis clos, elle peut divulguer des renseignements généraux sur le sujet sans communiquer de détails personnels. Dans un cas semblable, il faut être prudent. Par exemple, lorsque quelqu'un demande, en vertu de la LAIPVP, à consulter une lettre de plainte relative au non-respect d'un règlement municipal, la municipalité devrait supprimer non seulement les détails personnels relatifs au plaignant, mais aussi tout renseignement qui pourrait révéler son identité et peut-être l'exposer à des risques. Si l'écriture ou le langage utilisé par le plaignant peuvent révéler l'identité de celui-ci, la municipalité aurait des raisons suffisantes pour ne communiquer aucune partie de la lettre (alinéa 17(2)(c) de la LAIPVP).

8. Les renseignements relatifs à un compte peuvent-ils être divulgués?

  • Oui. Lorsque le conseil a autorisé une dépense, les renseignements concernant le vendeur ou la personne à qui la municipalité a fait un chèque, ainsi que le montant de ce chèque, peuvent être divulgués. Le registre municipal des chèques est le meilleur document à consulter pour obtenir ces renseignements.
  • Toute l'information contenue dans le registre des chèques est publique, à l'exception des noms des bénéficiaires d'aide sociale. En général, les municipalités communiquent leur registre des chèques en supprimant les noms des bénéficiaires d'aide sociale et en ne laissant que le montant des versements.
  • Il est difficile d'imaginer les circonstances qui pousseraient une personne à demander à voir les factures correspondant aux dépenses engagées; toutefois celles-ci devraient être mises à la disposition de quiconque voudrait les voir, une fois les dépenses approuvées par le conseil. Les détails personnels, tels l'adresse domiciliaire (si elle diffère de l'adresse de l'entreprise) et le numéro de téléphone, ne seront pas divulgués.

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Dossiers des conseillers et employés

9. Les dossiers des représentants élus sont-ils visés par la LAIPVP?

  • Les dossiers préparés par ou pour un représentant élu d'un organisme public local et portant sur des affaires de circonscription ne sont pas accessibles en vertu de la LAIPVP (paragraphe 4(f)). Cette exclusion comprend :
    • les documents, telle la correspondance privée d'un représentant élu, qui n'ont pas été envoyés ni reçus par le représentant en sa capacité de membre du conseil, mais qui sont gardés dans son bureau pour des raisons de commodité;
    • les documents relatifs à la campagne électorale d'un membre du conseil (à l'exception des documents qui doivent être présentés aux responsables des élections);
    • les documents concernant l'entreprise privée d'un membre du conseil.
  • Les dossiers qui portent sur les affaires de la municipalité sont soumis aux dispositions de la LAIPVP, même s'ils sont entreposés au domicile d'un conseiller.

10. Si quelqu'un demande, en vertu de la LAIPVP, à connaître le salaire de tous les employés et les conseillers, cette information doit-elle être communiquée?

  • Le paragraphe 2(1) de la Loi sur la divulgation de la rémunération dans le secteur public exige que les municipalités divulguent combien touchent les membres du conseil ou les employés dont la rémunération totale dépasse 50 000 $. Cette rémunération comprend tous les salaires ou paiements - en argent ou non -, ainsi que les allocations, les boni et les commissions.
  • L'alinéa 17(4)(e) de la LAIPVP indique que la divulgation de la classification professionnelle, de l'échelle salariale, des avantages sociaux, des attributions ou des indemnités de déplacement d'un employé ou d'un représentant élu n'est pas déraisonnable.
  • À l'heure actuelle, la plupart des salaires et des indemnités touchés par les membres des conseils sont établis par règlement municipal. Ces règlements étant mis normalement à la disposition du public, l'information relative au salaire des membres de conseils et des employés des municipalités est publique depuis un certain temps. Dans le cas des municipalités qui n'adoptent pas de règlement sur les salaires de chaque employé, la LAIPVP exige seulement que soit rendue publique l'échelle salariale - par exemple Jean Lafantaisie, conducteur de matériel, niveau 1, échelle salariale : 12,45 $ au premier échelon, 12,95 $ au deuxième échelon, 13,45 $ au troisième échelon et 13,95 $ au quatrième échelon.

11. Une municipalité est-elle tenue de divulguer les indemnités de déplacement ou les indemnités journalières versées à un employé ou un conseiller dont la rémunération totale est de moins de 50 000 $?

  • Oui, conformément à l'alinéa 17(4)(e) de la LAIPVP, la divulgation des indemnités de déplacement ou des indemnités journalières d'un représentant élu ou d'un employé ne représente pas une atteinte déraisonnable à la vie privée. Les dossiers devraient être modifiés afin que des renseignements comme, par exemple, le numéro de carte de crédit de l'employé, son adresse ou son numéro de téléphone ne soient pas rendus publics.

12. Peut-on divulguer aux membres du conseil des renseignements personnels sur les employés, tels leur salaire, leurs avantages sociaux ou leur adresse personnelle?

  • L'alinéa 44(1)(f) de la LAIPVP déclare que l'on peut divulguer des renseignements personnels à un représentant élu si ces renseignements lui sont nécessaires pour exercer ses fonctions. Dans une municipalité ayant peu d'employés, par exemple, le conseil dans son ensemble peut avoir besoin de renseignements sur les salaires et les avantages sociaux de chaque employé afin de pouvoir préparer le budget. Ceci ne donne pas le droit aux conseillers, à titre individuel, de se rendre dans le bureau et de demander à obtenir des renseignements contenus, par exemple, dans les dossiers du personnel. Toute demande de ce genre devrait être liée aux responsabilités du conseil et autorisée par le conseil dans son ensemble, par l'intermédiaire d'une résolution ou d'une politique.
  • Dans les grandes municipalités, on prend en général les décisions budgétaires à partir de renseignements condensés, comme par exemple la masse salariale totale, la répartition des dépenses concernant certains avantages sociaux, etc. Dans ces cas-là, aucune information personnelle n'accompagne les données financières.
  • Il est difficile d'imaginer dans quelles circonstances les membres du conseil auraient besoin de l'adresse personnelle d'un employé; cependant le directeur général ou la directrice générale, ainsi que d'autres employés haut placés devraient fournir leurs coordonnées en cas d'urgence municipale.

Renseignements sur la propriété de bien-fonds, l'évaluation et les impôts fonciers

13. Les municipalités devraient-elles continuer à rendre le rôle d'évaluation disponible pour inspection?

  • Oui. L'alinéa 44(1)e) de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée permet la communication de renseignements personnels quand une autre loi (dans ce cas ci la Loi sur les municipalités) l'autorise.
  • La fourniture du rôle d'évaluation a pour objectif de permettre aux propriétaires fonciers de comparer l'évaluation de leur propriété à celle de propriétés similaires ou adjacentes.

14. La municipalité devrait-elle fournir des renseignements personnels tirés du rôle d'évaluation ou d'autres dossiers municipaux aux agents de recouvrement ou aux entreprises privées qui lui téléphonent ou lui écrivent?

  • Non. Le paragraphe 44(1) de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée définit dans quelles conditions les renseignements personnels peuvent être communiqués. Les renseignements personnels figurant dans le rôle d'évaluation sont recueillis à des fins de taxation en vertu de la Loi sur l'évaluation municipale. Ils ne sont pas recueillis dans le but de fournir un service de recherche aux organismes qui peuvent avoir des relations d'affaires privées avec les contribuables municipaux.

15. Y a-t-il des situations où l'on peut fournir des renseignements personnels figurant dans le rôle d'évaluation?

  • Oui. Il existe des situations où il est permis de communiquer des renseignements personnels (généralement à d'autres organismes publics) à des fins précises. Ces situations sont énoncées au paragraphe 44(1) de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Voici des exemples de situations où la communication de renseignements personnels est autorisée :
    • appliquer la loi ou prévenir un crime;
    • déterminer le montant d'amendes, de dettes ou de taxes, ou recueillir ces montants;
    • exécuter une ordonnance alimentaire en vertu de la Loi sur l'obligation alimentaire;
    • déterminer ou vérifier si un particulier peut participer à un programme ou recevoir un service ou un avantage, ou y est admissible;
    • contacter un parent ou un ami d'un particulier qui est blessé, atteint d'une incapacité ou malade.

16. Quels renseignements une municipalité peut-elle fournir en ce qui concerne les taxes, les taxes en souffrance, la taille d'un terrain, la description cadastrale, la valeur évaluée, etc.?

  • Aucun de ces détails n'étant considérés comme des renseignements personnels, ils peuvent donc être divulgués. Le paragraphe 341(1) de la Loi sur les municipalités précise qu'un certificat de taxes doit être délivré sur demande et paiement d'un droit. Le certificat donne des détails sur les taxes dues pour l'année, les montants déjà réglés, les arriérés et précise si le bien-fonds a été évalué à des fins agricoles. Certaines municipalités ont pour politique de ne fournir des renseignements sur les taxes qu'en délivrant un certificat de taxes. Cette méthode n'a pas besoin d'être modifiée en vertu de la LAIPVP. D'autres municipalités ont peut-être l'habitude de donner des renseignements sur les taxes aux personnes qui téléphonent ou à celles qui se présentent au bureau. Ceci non plus n'a pas besoin d'être changé en vertu de la LAIPVP, à l'exception du fait qu'il ne faut pas révéler le nom du propriétaire du bien- fonds (voir ci-dessous).
  • Le paragraphe 42(2) de la LAIPVP précise que l'information personnelle communiquée doit se limiter au nombre minimal de renseignements nécessaires à la fin à laquelle ils sont destinés. Le nom du propriétaire d'un bien-fonds n'étant pas essentiel en ce qui concerne les renseignements sur les taxes, il ne devrait pas être divulgué.

17. Une municipalité peut-elle vendre ou fournir des renseignements personnels tirés du rôle d'évaluation à une entreprise ou à une organisation (spécialiste de commercialisation, Bienvenue Chez-Nous Ltée, etc.)?

  • Non. Bien que l'article 263 de la Loi sur les municipalités donne le droit au public de consulter le rôle d'évaluation, il ne donne pas aux municipalités le droit de vendre ni de fournir la liste des noms et adresses postales des propriétaires de bien-fonds.
  • Lorsque quelqu'un demande à obtenir des renseignements personnels en bloc, et que cette demande n'est pas autorisée ailleurs par la LAIPVP, il faut consulter l'article 46, qui prévoit l'évaluation de la demande du point de vue de la protection de la vie privée des personnes touchées.
  • Si le nom et l'adresse postale des propriétaires de bien-fonds sont supprimés, leur identité ne peut pas être révélée par les renseignements, qui peuvent donc être fournis en bloc, probablement en échange d'un droit à payer.

18. Une municipalité peut-elle fournir des renseignements personnels tirés du rôle d'évaluation ou d'autres documents municipaux à un agent du service 911, à un fournisseur de services d'ambulance, à un pompier, à un contremaître de travaux publics, etc.?

  • Oui. La LAIPVP autorise la divulgation de renseignements personnels lorsque ceux-ci doivent aider le demandeur à accomplir une tâche sanctionnée par la loi ou à exécuter un programme officiel de la municipalité. Étant donné que la fourniture de services d'urgence et l'installation de services publics relèvent des municipalités, ces renseignements peuvent être divulgués à des services municipaux ou para municipaux.

19. Une municipalité peut-elle produire et vendre des plans sur lesquels figurent des bien-fonds et les renseignements personnels qui s'y rapportent?

  • En 2000, les municipalités rurales de Hanover et Armstrong ont adressé une demande au Comité d'évaluation établi par l'article 77 de la LAIPVP, afin d'obtenir son avis sur la vente au public de cartes municipales contenant les noms des propriétaires ou des titulaires de baux. Le comité a conclu qu'il était dans l'intérêt général de mettre ces cartes à la disposition de ceux qui voudraient les acheter. Il a recommandé aux municipalités qui s'apprêtent à vendre de telles cartes d'aviser les propriétaires et les titulaires de baux qu'ils ont le droit de demander que leur nom ne paraisse pas. Cet avertissement pourrait être donné par l'intermédiaire d'un encart joint au relevé de taxes, d'une annonce dans un journal communautaire ou d'un avis public.

Veuillez noter que l’article 77 fut abrogé le 1 janvier 2011.

Dossiers d'aménagement et permis municipaux

20. Les dossiers relatifs aux demandes d'aménagement et aux approbations de lotissement dont s'occupent les commissions municipales d'aménagement et les conseils municipaux peuvent-ils être communiqués à quiconque en ferait la requête?

  • Demandes
    • Les dossiers relatifs aux demandes peuvent contenir des exposés ou des rapports de ministères provinciaux, de compagnies de services publics ou d'autres organismes auxquels la demande a été renvoyée, des rapports techniques préparés par ou pour le demandeur - notamment des évaluations de la nappe souterraine, ou des évaluations du sol en vue de l'installation d'un système d'évacuation des eaux usées -, des rapports spécialisés d'ingénieurs ou de concepteurs et des évaluations du bien-fonds. Ces documents peuvent être communiqués conformément aux politiques de la municipalité.
  • Procès-verbaux des délibérations
    • Si les audiences de l'organisme décideur sont ouvertes au public, les procès-verbaux de ces réunions ou audiences, dans lesquels figurent les décisions de la commission ou du conseil, doivent être mis à la disposition du public.

21. Une municipalité peut-elle communiquer des copies de permis d'aménagement ou d'appels concernant une demande d'aménagement, de permis de construire et de permis d'exploitation d'entreprise?

  • En ce qui concerne ces documents, les municipalités peuvent suivre leur politique habituelle.
  • L'alinéa 17(4)(g) de la LAIPVP indique que la divulgation de renseignements personnels ne serait pas déraisonnable si ces renseignements sont relatifs à la délivrance d'un permis.
  • Dans le but de ne communiquer que le minimum d'information nécessaire, la municipalité divulguerait le nom du titulaire et la nature du permis. Ceci comprendrait probablement tous les renseignements relatifs aux activités autorisées par le permis (emplacement du chantier, genre de structure, taille, valeur du projet ou bien nature de l'entreprise exploitée, nom et adresse). Les autres renseignements personnels sur le titulaire du permis, tels son numéro de téléphone à domicile et son adresse personnelle si elle diffère de l'adresse de l'entreprise, ne seraient par communiqués.

22. Une municipalité peut-elle divulguer des plans de bâtiment qui accompagnaient une demande de permis de construire?

  • L'article 26 de la LAIPVP indique que lorsque l'on peut raisonnablement s'attendre à ce que la divulgation de ces documents pose un risque pour la sécurité d'un bien-fonds ou d'un système (y compris un bâtiment), il est permis de refuser de les communiquer. Bien entendu, le propriétaire du bien-fonds devrait avoir accès aux plans de son propre bâtiment, de même que toute autre personne - tel l'entrepreneur - autorisée par ce propriétaire.
  • Si aucun système de sécurité ne figure sur les plans, la divulgation ne devrait poser aucun problème.

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Dossiers des soumissions et contrats

23. Une municipalité peut-elle montrer la liste des soumissionnaires d'un projet municipal aux entrepreneurs, compagnies de construction, organismes et autres personnes qui demandent à la voir, ou peut-elle leur en donner copie?

  • Oui. Le processus d'appel d'offres ouvert prévoit que la liste des soumissionnaires d'un projet municipal devrait être mise automatiquement à la disposition de quiconque souhaite la voir. Il n'est pas nécessaire de remplir une demande en vertu de la LAIPVP.

24. Si une municipalité reçoit une demande de communication de copies de contrats passés avec des consultants, des ingénieurs ou d'autres entrepreneurs, devrait-elle fournir ces documents?

  • Peut-être. La copie d'un contrat peut être fournie une fois le contrat signé car le public a le droit de savoir qui a été embauché pour faire le travail pour la municipalité et combien cette personne sera payée.
  • Certains renseignements faisant partie du contrat ou de la documentation connexe doivent être éliminés en vertu du paragraphe 18(1) de la LAIPVP. Ceci comprend les renseignements exclusifs, tels les secrets de fabrication, les renseignements financiers ou qui portent sur les relations du travail au sein de la compagnie, et tous les renseignements qui pourraient nuire à la capacité concurrentielle ou au pouvoir de négociation de la compagnie. Si la municipalité est d'avis que l'information devrait être fournie, elle est tenue, conformément au paragraphe 33(1) de la LAIPVP, de communiquer avec la tierce partie (l'entrepreneur) afin d'obtenir son consentement ou de discuter des préoccupations qu'il peut avoir.
  • ISi la municipalité peut montrer que la divulgation nuirait à ses intérêts économiques ou affaiblirait sa capacité future de négociation, elle peut refuser de fournir l'information relative à un contrat, conformément au paragraphe 28(1) de la LAIPVP.

Protection de la vie privée

25. Les renseignements personnels relatifs à des demandeurs ou des bénéficiaires d'aide sociale peuvent-ils être communiqués aux membres de conseils?

  • Non. L'alinéa 44(1)(f) de la LAIPVP précise que l'on peut divulguer des renseignements personnels à un représentant élu si ces renseignements lui sont nécessaires pour remplir ses fonctions. En vertu de la Loi sur l'aide à l'emploi et au revenu, c'est un employé de la municipalité, et non le conseil, qui est chargé de déterminer ou de vérifier si une personne est admissible à l'aide au revenu ou si cette aide lui convient. En conséquence, le conseil ne devrait pas participer à l'évaluation des dossiers d'aide sociale des particuliers ou à l'administration de cette aide.
  • Le conseil a pour rôle de se pencher sur les politiques générales qui régissent le fonctionnement du programme d'aide municipale. Pour ce faire, il peut consulter des statistiques et des rapports analytiques, sans avoir à connaître les détails concernant les bénéficiaires.

26. Que se passe-t-il lorsqu'il faut signer des chèques à l'ordre des bénéficiaires d'aide sociale?

  • Le paragraphe 134(1) de la Loi sur les municipalités précise que les chèques doivent être autorisés par le président du conseil (ou toute personne autorisée par le conseil) et par un cadre autorisé. Ces deux personnes sont chargées de protéger les intérêts financiers de la municipalité et la LAIPVP autorise la divulgation de renseignements lorsque cela est nécessaire au demandeur pour accomplir ses fonctions. Ces personnes ont donc besoin de voir tous les renseignements qui figurent sur le chèque afin de remplir leurs obligations de fiduciaires, mais elles doivent garder confidentiels les noms des personnes qui reçoivent l'aide sociale.

27.  Dans quelle mesure la municipalité est-elle dans l'obligation d'avertir les particuliers que des renseignements personnels sont recueillis à leur sujet?

  • Lorsque la municipalité recueille des renseignements personnels directement auprès d'un particulier (par l'intermédiaire, par exemple, d'une demande de permis de construire, de permis d'exploitation d'une entreprise ou d'installation d'ouvrage de drainage), le paragraphe 37(2) de la LAIPVP exige qu'elle informe le particulier de la raison pour laquelle ces renseignements sont recueillis, de la loi qui l'autorise à les recueillir et des coordonnées d'une personne-ressource au cas où le particulier voudrait poser des questions. Si le remplacement des formules utilisées actuellement par la municipalité est trop coûteux à envisager, celle-ci peut faire inscrire les renseignements voulus sur un tampon.

Droits

28. Peut-on faire payer des droits pour le traitement des demandes de communication de documents en vertu de la LAIPVP?

  • Oui. L'article 82 de la LAIPVP et les articles 4 et 9 du Règlement sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée expliquent quand on peut demander le paiement de droits et fixe le montant de ceux-ci.
  • Le paragraphe 263(3) de la Loi sur les municipalités indique qu'une municipalité peut fixer par règlement municipal les droits à payer pour avoir accès aux renseignements, pourvu que ces droits ne dépassent pas ceux qui sont prévus par le Règlement sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

29. Que peut-on demander comme droits pour répondre à une demande de communication de renseignements personnels sur le demandeur?

  • Le paragraphe 5(2) du Règlement sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée indique que l'on ne doit rien faire payer si les frais de photocopie de renseignements personnels sur le demandeur s'élèvent au total à moins de 10 $. Ceci ne s'applique qu'aux renseignements personnels sur le demandeur même (dans le cas, par exemple, où un ancien employé ou une ancienne employée demande à obtenir une copie de renseignements contenus dans son dossier du personnel) et non aux renseignements qui ne sont pas personnels, telles les copies de procès-verbaux, de règlements municipaux, de rapports, etc.
  • ISi les frais dépassent 10 $ et que la personne demande une dispense de droits, l'alinéa 9(1)(b) prévoit que l'on peut envisager de renoncer à ces droits.

30. Que peut-on demander comme droits pour répondre à une demande de communication d'autres documents?

  • Conformément au paragraphe 5(1) du Règlement sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ou en vertu d'un règlement municipal, il est permis de demander à la personne de payer les frais de photocopie.
  • Lorsque la municipalité estime que la recherche et la préparation des documents demandés prendront plus de deux heures, elle peut faire payer 15 $ par demi-heure. Les deux premières heures de recherche et de préparation sont gratuites. La recherche et la préparation comprennent le temps passé à trouver l'information demandée et à supprimer certains renseignements des copies, si nécessaire. La municipalité ne peut faire payer aucun droit pour le temps passé à préparer l'estimation du coût de la demande, à photocopier le document ou à examiner le document pour vérifier quelles exceptions s'appliquent dans ce cas - y compris le temps passé à discuter et à prendre une décision (alinéas 4(3)(a à e) du Règlement sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée).
  • Conformément au paragraphe 9(1) du Règlement sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, une personne peut demander une dispense de droits, en tout ou en partie. La municipalité peut renoncer à ces droits si ceux-ci mettent le demandeur dans une position financière difficile ou si les documents demandés portent sur une affaire de santé ou de sécurité publique, ou d'environnement.

31. Les municipalités doivent-elles percevoir la TPS sur les droits payés en vertu de la LAIPVP?

  • Non. L'Agence canadienne des douanes et du revenu n'exige pas des municipalités qu'elles perçoivent la TPS sur les droits versés pour les demandes faites en vertu de la LAIPVP.

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